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Das ordentliche E-Mail-Chaos

Kategorie: Ansichtssache

Viele wissen, wie sie ihren Posteingangsordner gut organisieren können. Manchen kommt trotz Wissen ein Charakterzug in die Quere: Sie lassen sich so gern vom kreativen Chaos verführen. Doch das ist oft nicht der einzige Grund für mangelnden Durchblick.

„Aber diesmal zieh ich’s wirklich durch“, sagt meine Freundin Sybille. „Konsequent. Weil das ist unerträglich, dieses ewige Chaos bei meinen E-Mails.“ Sagt es und zieht ein Buch aus ihrer Tasche: Zeitmanagement mit Outlook. Ich schlürfe irritiert an meinem Espresso. Dieselbe Szene hab ich doch schon öfters erlebt – zuletzt so ungefähr vor einem Jahr.

Sie müssen wissen, Sybille ist eine äußerst liebenswerte Person, und sie hat immer wieder etwas an sich auszusetzen. Über ihre Figur, zum Beispiel, meckert sie regelmäßig, weswegen sie immer wieder eine Diät beginnt. Und sie hadert von Zeit zu Zeit mit ihrem nicht vorhandenen Ordnungssinn, seit ich sie kenne. Weswegen sie jedes Mal Pläne zur Verbesserung desselben schmiedet.

Dabei geht es ihr allerdings so ähnlich wie mit ihren Diäten: Sie beginnt mit voller Motivation, hält sich eine Weile an ihre Vorsätze – und nach zwei oder drei Wochen drängeln sich ihre alten Gewohnheiten wieder in den Vordergrund. So wie sie bald wieder Schokolade in sich hineinstopft, verstopfen E-Mails aller Gattungen ihren Posteingang und stellen das alte Chaos wieder her. Am Ende ist Sybille frustrierter und unzufriedener als je zuvor.

Von der Theorie …
Ratgeber wie dieses Zeitmanagement-Buch sind halt auch nur so gut, wie ihre Anwender die Tipps umzusetzen imstande sind. Ein sinnvolles Ordnersystem in der Mailablage: her damit! Ein Knopf im Mauskabel, das einen daran erinnert, erledigte Mails sofort in die Ablage zu verschieben: gute Idee! Das Wissen über richtiges Priorisieren von Aufgaben: super! Nur: Die Realität macht es einem wirklich nicht leicht.

… zur täglichen Praxis …
Da sind einmal jene E-Mails, deren Betreff jeglicher Aussagekraft entbehren, wie zum Beispiel „wie gerade besprochen“. Im Mail selbst stehen einige Verkaufszahlen, die Sie für die Vorbereitung Ihrer Präsentation in drei Wochen brauchen. Glauben Sie, dass Sie nach drei Wochen noch genau den Zusammenhang von „wie gerade besprochen“ und „Verkaufszahlen“ werden erahnen können, damit Sie Ihre Daten wiederfinden? Da kann Ihre Ordnung im Posteingang noch so vorbildlich sein!

Oder jene Mails mit dem bedrohlichen Betreff „Diverses“, die neben einer Info über den aktuellen Stand eines Kundenprojekts noch den Namen der Kontaktperson eines Neukunden sowie eine Antwort auf Ihre Frage nach dem Geburtsdatum Ihrer Chefin und eine Anfrage wegen eines Treffens zwecks gemeinsamen Bierkonsums after work beinhalten. Wo legen Sie so ein Mail ab?

Auch eine Herausforderung für eilige und ordnungsliebende User: E-Mails, die viel zu viel Text beinhalten. Sie sind ein Zeitfresser, weshalb man das Lesen gern auf später verschiebt. Und später hat man immer noch keine Zeit. Abgesehen davon, dass der Absender vermutlich länger auf eine Antwort warten muss und womöglich in Zeitnot gerät, verstopfen derlei E-Mais den Posteingang und stören die schönste E-Mail-Ordnung.

… ist der Weg oft weit
Es gibt genug Fallstricke, mit denen wir aus dem schnellsten Kommunikationsmedium ein langsames machen, weil wir entweder mit der Lesbarkeit hadern oder mit dem Ablegen und Wiederfinden. E-Mails zu schreiben und zu organisieren ist gar nicht so einfach, wie es scheint. Nicht nur für die vielen Sybilles dieser Welt!

Herzliche Grüße
Ihre Daniela Pucher
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