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Wissen festhalten: die Projektdokumentation

Kategorie: Autorenberatung

Wirkungskraft und Spaßfaktor beim Schreiben

»Wozu«, fragt mich kürzlich ein Klient, »soll das Ganze gut sein? Projekt abgeschlossen, alle Energie beim Teufel – und jetzt soll ich mich noch hinsetzen und mühsam dokumentieren, was alles passiert ist? Das liest ja eh niemand!« Gute Frage. Guter Einwand. Trotzdem gibt es Gründe, Projekte zu dokumentieren.

Why, oh why …?

Da wäre einmal die Tatsache, dass viele andere im Unternehmen von den Erfahrungen einer Projektgruppe jede Menge lernen können. Welche Methoden man weiter verwenden kann, was man perfektionieren könnte, was man in Zukunft lieber bleiben lassen sollte.

Gut ist’s auch für die Selbstreflexion. Auch wenn Sie im Projektabschluss-Workshop schon reflektiert haben – die wesentlichen Punkte noch einmal schriftlich aufzuzeichnen und alles neu Gelernte auf den Punkt bringen zu müssen hat einen zusätzlichen Lerneffekt.

Ein guter Grund ist auch das Selbst-Marketing. Na klar, ein mühevoll errungener Projekterfolg muss sich doch früher oder später auch auf die Karriere auswirken und aufs Geldbörsel!

Werbegeschrei und Archivstaub

Firmen verwenden gelungene Projekte deshalb sehr gerne auch als Marketing-Instrument: die Success Stories. Da werden große Worte verwendet; einmalig, nie da gewesen, der absolute Mega-Erfolg. Success Stories tun dem Image gut, fördern die Reputation und führen hoffentlich zu vielen neuen Aufträgen. Schreibstil: Natürlich journalistisch-werbewirksam und medientauglich mit einem guten Schuss (berechtigtem) Selbstlob und einer Prise Schönmalerei.

Ganz anders der Schreibstil bei Projektdokus zu internen Zwecken. Da werden Daten eingetragen, Projektziele schön brav aufgeschrieben. Ja, wir waren artig und haben die Ziele erreicht. In Zukunft sollten wir die Logistik etwas früher mit einbeziehen. Die Auftragssumme belief sich auf soundso viele Euros und gebraucht haben wir so und so lang. Whow. Wie aufregend. Schreibstil: Nüchtern, orientiert an Zahlen, Daten, Fakten. Keine Schnörksel, keine Übertreibungen.

Der Projekt-Krimi

Warum, frage ich, warum muss das so sein? Auf der einen Seite die getunte Success Story, aufgemotzt wie ein Motorrad mit Sebring-Auspuff, um mit möglichst lautem Getöse durch die schlafende Stadt zu donnern. Die unterhaltsame Story mit Show-Effekt. Auf der anderen Seite die nüchterne, langweilige Projektdokumentation, die niemanden hinter’m Ofen hervorholt.

Warum also (zum dritten Mal J) kann eine Projektdokumentation nicht spannend wie ein Roman geschrieben sein? Sodass Leserin und Leser gepackt werden und gerne noch mehr erfahren möchten. Seien Sie mal ehrlich: Das Projekt von der Planung bis zum Finale durchzuziehen war doch schon eine aufregende Zeit, oder etwa nicht?

Es war anregend und vielleicht ein wenig Angst einflößend bei der Auftragserteilung. Es war herausfordernd bei der Planung, weil doch nicht so viel Budget zur Verfügung stand und weil der Grippevirus die halbe Mannschaft niederstreckte. Es war kritisch, als der Kunde mit den Lieferverzögerungen Ihres Subunternehmers ganz und gar nicht einverstanden war. Und es war berauschend, als Sie den Abschlusstermin am Ende doch noch halten konnten.

Mit Emotionen erreichen Sie nicht nur den Kopf,
sondern auch den Bauch Ihrer LeserInnen

Sie stimmen mir also zu, dass Ihr Projekt spannend war? Na eben. Dachte ich’s mir doch. Also lassen Sie die Nachwelt doch an dieser Aufregung ein wenig teilhaben! Berichten Sie im Intranet (oder wo auch immer Ihre Dokus gesammelt werden) über Ihr Projekt, als ob es ein Krimi wäre, ein Agententhriller oder der neueste Bestseller von Stephen King.

Wenn Sie sich schon die Arbeit machen sollen aufzuschreiben, was Sie gelebt, gelernt und erfahren haben, dann schreiben Sie so, dass es möglichst viele andere auch lesen wollen. Denn sonst wäre es ja wirklich vergeudete Liebesmüh. Schreiben Sie so, dass die Projektdoku zu Ihrem persönlichen Bestseller wird!

Wetten, Sie haben auch viel mehr Spaß dabei?

Herzlichst, Ihre Daniela Pucher


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